Handreiking Thuisadministratie

Steeds meer mensen doen een beroep op thuisadministratie. Wat is er allemaal nodig om deze vorm van hulp op te zetten en hoe kun je mensen het beste ondersteunen? Wat hoort wel bij het takenpakket van de vrijwilliger van de thuisadministratie en waar houdt de hulp op?

Steeds meer mensen hebben moeite met hun financiële administratie. De overheid wil dat mensen zelfredzaam zijn, maar dat valt niet altijd mee. Bijvoorbeeld door de ingewikkelde regelgeving, de digitalisering en allerlei bezuinigingen.

Daardoor hebben inmiddels bijna alle Nederlandse gemeenten organisaties die thuisadministratie aanbieden. Dat zijn bijvoorbeeld welzijnsorganisaties, kerken, ouderenbonden en instellingen voor maatschappelijk werk. In 2016 waren er meer dan 300 lokale organisaties met in totaal 12.500 vrijwilligers. Deze organisaties hielpen ongeveer 40.000 mensen met hun financiën, en dat aantal groeit. 

Steeds vaker hebben hulpvragers psychische problemen of zware schulden. Daardoor is het belangrijk om de juiste hulp te bieden. De organisaties die thuisadministratie aanbieden, moeten daarom aan bepaalde eisen voldoen en vrijwilligers moeten geschoold worden.

Het Landelijk Stimuleringsnetwerk Thuisadministratie (LSTA) legt in deze handreiking uit wat belangrijk is voor thuisadministratie en geeft praktische tips. Ook staan in de handreiking adviezen hoe je een dienst voor thuisadministratie kunt opzetten en hoe je de resultaten ervan kunt meten.

Waarom mensen hulp vragen 

Vaak verliezen mensen het overzicht over hun financiën door een combinatie van factoren. Denk aan:

• onvoldoende financiële vaardigheden. Dat kan komen door ziekte of ouderdom, psychische of sociale problemen, een lichamelijke of verstandelijke beperking, verslaving of laaggeletterdheid. Ook kan het gebeuren dat de financiële situatie ingewikkelder wordt, bijvoorbeeld als iemand zijn baan of partner verliest of gaat scheiden.
• geen financiële zelfredzaamheid door bijvoorbeeld vluchtgedrag, gebrek aan motivatie of gebrek aan langetermijnfocus door schaarste. Deze mensen hebben vaak beginnende schulden.
• schulden. Mensen die schuldhulpverlening krijgen, moeten hun administratie op orde hebben. Soms krijgen ze ook tijdens en na het schuldhulptraject nog hulp van de thuisadministratie.

Het doel van thuisadministratie is dat de hulpvrager zijn administratie na een tijdje weer zelf kan bijhouden. De hulp duurt meestal maximaal 1 jaar. Soms hebben mensen langdurige hulp nodig omdat hun financiële vaardigheden ook op termijn niet voldoende zijn. Voor hen kan bewindvoering een beter passende vorm van ondersteuning zijn.

De coördinator is de spin in het web

Soms is de situatie te ingewikkeld voor vrijwilligers. Dan is het belangrijk dat een coördinator de grenzen bewaakt.  

De coördinator heeft grote invloed op de kwaliteit van de thuisadministratie. Hij werft en begeleidt de vrijwilligers, en koppelt hen aan de hulpvragers. Hij is aanspreekpunt voor hulpvragers, vrijwilligers en andere betrokken organisaties. 

Meestal doet de coördinator het intakegesprek met de hulpvrager. Het intakegesprek is bedoeld om de hulpvraag duidelijk te krijgen en te kijken of thuisadministratie de juiste hulp is. Ook maakt de coördinator met de hulpvrager afspraken over de ondersteuning. Tijdens het hulptraject bakent de coördinator de taken van de vrijwilligers af. 

De coördinator kent de vrijwilligers en kan na het intakegesprek een vrijwilliger zoeken die bij de hulpvrager past. Daarna monitort hij het hulptraject, meestal via de rapportage van de vrijwilliger. Op basis van deze rapportages kan de coördinator volgen wat de vrijwilliger voor de hulpvrager doet en met hem afspreekt, en waar de vrijwilliger tegenaan loopt.

Hoe ga je om met achterliggende problemen?

Voor veel achterliggende problemen kun je beter de hulp van deskundigen inroepen.

• Moeite met taal en/of rekenen zijn een belemmering om financieel zelfredzaam te zijn. Om de juiste hulp te kunnen bieden, is het belangrijk dat je deze problemen herkent en bespreekt. Stichting Lezen & Schrijven heeft een minicursus ontwikkeld om laaggeletterdheid te herkennen. 
• Mensen moeten steeds meer zaken via internet regelen. Bij een gebrek aan digitale vaardigheden kunnen mensen hun financiën niet meer op orde houden. Vrijwilligers kunnen iemand hier tijdelijk bij helpen, maar mogen bijvoorbeeld niet iemands DigiD weten. Ga na of iemand digitale vaardigheden kan leren. Bibliotheken bieden vaak gratis cursussen digitale vaardigheden aan.
• Veel hulpvragers hebben een problematische achtergrond. Vaak spelen er psychische of psychiatrische problemen. Het is belangrijk dat de vrijwilliger en de coördinator de grenzen van de hulp bewaken en afspraken maken met specialisten. Soms heeft de vrijwilliger een signalerende rol. Hij kan alleen geen psychische hulp bieden en hij moet zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Als de hulpvrager fraudeert, moet de vrijwilliger dat direct aan de coördinator melden. Het maakt niet uit waarom iemand fraudeert, de fraude moet meteen stoppen. Anders stopt de hulp.
• Financieel misbruik (bijvoorbeeld familie of vrienden die zonder toestemming iemands pinpas gebruiken voor hun eigen boodschappen, geld overmaken naar hun eigen rekening of waardevolle spullen meenemen) vraagt om een integrale aanpak: de gemeente neemt daarbij de leiding. Vrijwilligers zijn wel vaak degenen die misbruik vermoeden of signaleren. Ze kunnen dat melden bij de coördinator. Die kan advies vragen aan Veilig Thuis. 

Factoren die iemands financiële gedrag beïnvloeden

Tot voor kort bestond thuisadministratie alleen uit praktische hulp. Maar uit onderzoek blijkt dat iemands houding meer invloed heeft op het voorkomen van financiële problemen dan zijn financiële vaardigheden. 

Een gebrek aan zelfvertrouwen kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat iemand niet met een schuldeiser durft te bellen om een betalingsregeling te treffen. Of dat iemand onder sociale druk aankopen doet die hij niet kan betalen. Daarom is er bij thuisadministratie tegenwoordig ook aandacht voor gedragsverandering en motivatie.

Het effect van houding en zelfvertrouwen is veel groter dan de aanwezigheid van financiële vaardigheden

Ook weten we inmiddels wat een gebrek aan geld met mensen doet. Schaarste neemt bezit van iemands denken: hij denkt alleen nog maar aan manieren om de acute problemen op te lossen. Schaarste zorgt bovendien voor weinig ‘mentale bandbreedte’. De hersenen kunnen minder aan, iemand heeft minder concentratie en kan minder goed plannen en verleidingen weerstaan. 

De vrijwilliger moet rekening houden met die beperkte bandbreedte. Door iemand te helpen bij de papieren rompslomp, bied je hem rust en krijgt hij weer ruimte (bandbreedte)om aan andere dingen te denken. Bijvoorbeeld aan manieren om op langere termijn de financiële problemen op te lossen.

Hoe je de hulpvrager het beste kunt ondersteunen

Zoals gezegd, gaat het bij thuisadministratie niet alleen om praktische hulp, maar ook om gedragsverandering bij de hulpvrager. Goede ondersteuning bestaat daarom uit 2 elementen:

1. Leren budgetteren: de vrijwilliger brengt orde aan in de papieren en maakt een overzicht van de inkomsten en uitgaven. Daarnaast:

• Samen met de hulpvrager nagaan of die recht heeft op bepaalde regelingen of toeslagen. En helpen om de papieren hiervoor in te vullen;
• Samen een overzicht maken van eventuele schulden. Kleine schulden kunnen vrijwilliger en hulpvragen samen aanpakken. Bij ingewikkelde schulden helpt de vrijwilliger de hulpvragen om contact op te nemen met schuldhulpverlening;
• Samen een bestedingsplan opstellen. 

2. Gezond financieel gedrag aanleren: vaak lijkt de hulpvrager niet gemotiveerd om zijn gedrag aan te passen. Dan moet de vrijwilliger zijn motivatie naar boven halen. Hij kan daarvoor gesprekstechnieken inzetten, zoals de ABC-methode. Deze methode houdt rekening met de basisbehoeften van de hulpvrager:

• Autonomie: hulpvrager wil zelf kunnen kiezen;
• Betrokkenheid: hulpvrager wil zich verbonden voelen met anderen;
• Competentie: hulpvrager wil zich kundig en bekwaam voelen, zodat hij zelfvertrouwen krijgt.

Deze methode doet een beroep op de zelfsturing van de hulpvrager: de hulpvrager neemt verantwoordelijkheid voor zijn gedrag. De vrijwilliger begeleidt hem daarbij, maar zonder in de ‘reparatiereflex’ te schieten. Dus zonder iemand ongevraagd te informeren, adviseren, overtuigen, confronteren of alles over te nemen. Hij stuurt de hulpvrager in zijn zoektocht en stelt de juiste vragen. 

Scholing van vrijwilligers is belangrijk zodat zij deze technieken leren en weten wat er nodig is voor gedragsverandering bij de hulpvrager. 

Goede afspraken en goede scholing

De vrijwilliger begeleidt, stimuleert en motiveert de hulpvrager om zijn administratie zelf te gaan doen. De hulpvrager blijft verantwoordelijk voor zijn financiën. 

Om de grenzen van het vrijwilligerswerk te bewaken, moet je de taken van de vrijwilliger duidelijk vastleggen en communiceren. 

Voorbeelden van afspraken: de vrijwilliger mag geen geld aannemen of aan de hulpvrager geven, en mag hem niet zijn telefoonnummer geven

De vrijwilliger werkt met kwetsbare mensen. Niet iedereen is voor dit werk geschikt. Daarom is een goede selectie van vrijwilligers belangrijk. Let er bijvoorbeeld op dat iemand:

• goede sociale vaardigheden heeft;
• zich in andermans problemen kan inleven en deze ook weer van zich af kan zetten;
• de hulpvrager als gelijkwaardig ziet; 
• de belangen van de hulpvrager vooropstelt;
• met vertrouwelijke informatie kan omgaan.

Alle vrijwilligers moeten een basistraining volgen. Onder andere Humanitas, LSTA en Nibud bieden trainingen aan. Daarin leren vrijwilligers allereerst praktische dingen, zoals wet- en regelgeving, en hoe je structuur aanbrengt in de financiële administratie. 

Daarnaast leren ze ook hoe ze gedragsverandering bij de hulpvrager kunnen stimuleren, hoe ze moeten omgaan met weerstand bij de hulpvrager en hoe ze feedback moeten geven.

Na de basistraining kan de vrijwilliger nagaan of het werk bij hem past. Als hij aan de slag gaat, blijft hij trainingen volgen. Die gaan bijvoorbeeld over veranderingen in de regelgeving, over thema’s zoals psychiatrie, of over motiverende gespreksvoering. 

Ook intervisie en ervaringen uitwisselen met andere vrijwilligers is belangrijk. Zulke bijeenkomsten zijn bovendien een goede manier om vrijwilligers aan de organisatie te binden en ze de gelegenheid te geven problemen te bespreken.